Fonts d'informació

Tipus de fonts i informació en consum

Segons el nivell d'informació que proporcionen les fonts d'informació poden ser primàries o secundàries.

• Les fonts primàries contenen informació nova i original, resultat d'un treball intel·lectual. Són documents primaris: llibres, revistes científiques i d'entreteniment, periòdics, diaris, documents oficials d'institucions públiques, informes tècnics i d'investigació d'institucions públiques o privades, patents, normes tècniques.

• Les fonts secundàries contenen informació organitzada, elaborada, producte d'anàlisi, extracció o reorganització que refereix a documents primaris originals. Són fonts secundàries: enciclopèdies, antologies, directoris, llibres o articles que interpreten altres treballs o investigacions.

Fonts d'informació institucional en consum

Europea

En realitat són poques les definicions sobre la documentació de la Unió disponibles tant en la literatura convencional com en la no convencional, en ser pocs també els textos científics que s'ocupen d'analitzar o simplement descriure el patrimoni documental de la Comunitat. Sempre que es fa esment a aquest aspecte tan poc desenvolupat del patrimoni comunitari, sol ser en articles de revistes especialitzades (amb freqüència, alienes al camp de les Ciències de la documentació) o en el cas de les monografies apareix com un xicotet epígraf, merament referencial, dins del que comunament és un capítol dedicat a l'estudi d'una de les institucions comunitàries.

Com ja hem indicat, tal manca de dades en aquest sentit troba també el seu lloc a Espanya. En línies generals, podem afirmar que ha existit fins fa poc al nostre país i en certa manera tenim la impressió que continua sent així, un clar desinterés davant la documentació produïda per la Unió Europea. Els professionals de la informació i la documentació no adscrits als serveis de tractament i difusió informatiu-documental de la pròpia Unió, han dedicat pocs estudis a l'anàlisi d'aquest patrimoni original de l'Europa comuna. Bé és cert que aquest tipus de documentació requereix un coneixement ampli del funcionament institucional jurídic comunitari del qual generalment els documentalistes manquem.

Entre el reduït nombre de professionals preocupats pel tema, Mateo Maciá és qui ha elaborat, de moment, el manual més complet existent al nostre país sobre aquesta matèria (Maciá, 1996), al qual cal sumar el més recent de Marta Abiega (2000). A ells resulta obligat afegir un text ja clàssic en l'àmbit de la bibliografia eurocomunitaria ja que es considera el primer manual destinat a oferir una recopilació exhaustiva del repertori documental de la Unió (Thomson, 1989).

Així mateix, s'han publicat diferents articles científics destinats a oferir un ampli examen del conjunt documental eurocomunitari. No obstant això, solament uns pocs ofereixen una definició i ordenació del mateix com és el cas dels textos de Dt.. E. Fonts (1989), J. Rodríguez (1993), M. Maciá (1994), L. Massa (1996) i Rosa Grau (1998). Finalment, i com a base explicativa del conjunt de documents que conformen les fonts de l'ordenament jurídic, hem recollit informació en dos manuals molt coneguts en el camp de l'economia i el dret de la Unió com són els de A. Calvo (1999) i Mànegues i Liñán (1999).

En definitiva és de lamentar el buit existent al nostre país amb vista a la publicística pròpia dels documentalistes o professionals de la informació que s'ocupen de descriure o analitzar la documentació de la Unió Europea.

A l'hora de triar entre el reduït nombre de definicions formulades fins al moment, sobre el concepte documentació de la Unió Europea, dues són les que ens semblen servir de model en ser bona prova de la falta d'unitat conceptual existent pel que fa a la interpretació d'aquesta expressió per part dels especialistes.

En primer lloc, segons R. Mª Grau Guadix: “La Documentació comunitària és el conjunt de documents bàsics o constitutius de les Comunitats Europees (Tractats) i aquells que generen les seues institucions i òrgans en l'exercici de les competències que els assignen els Tractats i el dret privat.” (Grau, 1998, p. 308)

En segon lloc, segons M. Maciá:“La documentació comunitària la constitueixen el conjunt de documents generats per les institucions comunitàries”. (Maciá, 1996, p. 149)

La primera de les definicions resulta ser una mica més precisa que la segona atés que la pràctica totalitat de la documentació de la Comunitat és produïda per les seues institucions, sembla interessant subratllar específicament la documentació relativa al conjunt de Tractats constitutius de la Unió que donen precisament carta de naturalesa al seu marc institucional. No obstant això, s'observa una certa deficiència ja que ni l'una ni l'altra fa al·lusió a la documentació de caràcter administratiu produïda per la gestió interna de la Unió així com a la documentació de caràcter divulgatiu elaborada per la Comunitat amb la finalitat de donar-se publicitat.

No obstant això, Grau aprofundeix en aquesta definició insistint en l'existència de quatre autories diferents de la documentació de la UE (Grau, 1998, p. 308): La pròpia Comunitat, a través dels documents constitutius d'aquesta organització supranacional i que conformen el dret comunitari originari, les institucions generadores de documentació resultant de l'exercici de les funcions que els han sigut atribuïdes pels Tractats constitutius esmentats anteriorment, els poders públics i els ciutadans comunitaris com a membres del procés d'integració, les entitats externes a la Comunitat productores de documentació sobre la UE.

A la nostra manera de veure, l'autoria dels tres primers casos pot i deu considerar-se “comunitària” però no la producció bibliogràfica d'altres institucions o organismes aliens a la Unió la documentació de la qual, en tot cas, resulta d'interés per a un major coneixement de la UE però no pot atribuir-li-la.

Contemplada des de fora de la pròpia Comunitat, la documentació de la UE suposa, d'una banda, un subconjunt o una part important (generalment per l'obligatorietat jurídica que comporta) del conjunt documental nacional de cada Estat membre, i d'altra banda, una part de la seua documentació internacional.

En general, s'observa en les definicions donades sobre la documentació emanada de la UE, la insistent al·lusió a la producció escrita de les seues institucions, arribant a considerar-se tots dos elements com una mateixa cosa quan en realitat un forma part d'un altre.

Nacional: el CIDOC (Centre d'Informació i Documentació en Consum)

El Centre d'Informació i Documentació del Consum (CIDOC) és l'àrea de l'INC que s'encarrega d'elaborar i difondre informació als consumidors i a les organitzacions i administracions que s'ocupen de les defenses dels seus drets.

El CIDOC ofereix en aquestes pàgines la Base de dades d'Informació sobre Consum que s'agrupa en dos blocs temàtics: un jurídic, que engloba tant Legislació com Jurisprudència de consum i un altre de caràcter bibliogràfic, en el qual estan incloses Monografies, Articles i la relació de Revistes que es reben en el CIDOC. Així mateix, incorpora una eina denominada Catàleg de fonts d'informació estadístiques i qualitatives sobre consum, que sistematitza la cerca de bases de dades sobre estudis, tant públics com privats, nacionals i internacionals.

L'usuari pot accedir a aquesta informació fent una selecció per camps en cadascuna de les Bases de dades, o bé mitjançant la cerca per Tesaurus que orienta a l'usuari en l'elecció del terme adequat per a consultar els documents.

La Base de dades d'Informació sobre Consum inclou així mateix un directori d'organitzacions de consum espanyoles i estrangeres, la cerca del qual pot realitzar-se tant per camps com mitjançant la navegació per mapes. També pot ser autonòmica i local.

Fonts d'informació primària en consum

Monografies

La paraula monografia és emprada amb diferents abastos; Umberto Eco, per exemple, en Com es fa una monografia es refereix a textos de 100 a 400 pàgines redactats durant una carrera per una o diverses persones, sobre un tema referit als estudis en què ha de doctorar-se. Després de rendir tots els exàmens corresponents a la carrera l'estudiant presenta la tesi enfront d'un tribunal com un requisit necessari per a obtindre el títol de llicenciat o doctor.

En les pàgines següents s'usarà el terme monografia, en un sentit ampli, per a denominar els textos de trama argumentativa i funció informativa que organitzen, en forma analítica i crítica, dades sobre un tema recollits en diferents fonts.

En el nostre mitjà, per exemple, molts professors demanen als seus alumnes que realitzen una monografia sobre un tema específic mentre que algunes escoles l'exigeixen com a tancament d'una etapa o cicle. Si bé les situacions són diferents, hi ha regles, tradicions, particularitats, que resulten comunes.

Aquests treballs menys pretensiosos, serveixen per a avaluar la capacitat de l'autor per a treballar científicament en forma independent i, com es veurà, compleixen els requisits de les monografies de doctorat, encara que són més breus i senzills.

En realitzar una monografia, entre altres sabers, s'aprén a:

• Delimitar un problema

• Descobrir i reunir informació adequada

• Classificar els materials

• Establir contactes amb personalitats i institucions,

• Accedir a la informació i exercitar l'esperit crític

• Comunicar els resultats per escrit i expressar-se oralment front un auditori.

Una monografia es considera científica si compleix amb les següents pautes:

• Tracta un objecte d'estudi (tema) de manera tal que puga ser recognoscible per als altres.

• La investigació diu coses sobre aqueix objecte que no s'han dit abans o l'aborda des d'una òptica diferent de la ja difoses.

• És útil als altres.

• Proporciona elements que permeten confirmar o refutar les hipòtesis que presenta, de manera tal que uns altres puguen continuar el treball o posar-lo en dubte.

Informes tècnics

Un informe tècnic és l'exposició per escrit de les circumstàncies observades en l'examen de la qüestió que es considera, amb explicacions detallades que certifiquen el que s'ha dit.

Es tracta d'una exposició de dades o fets dirigits a algú, respecte a una qüestió o un assumpte, o al que convé fer d'aquest. És, en altres paraules, un document que descriu l'estat d'un problema científic. Sol preparar-se a sol·licitud d'una persona, una empresa o una organització.

A vegades l'informe tècnic tendeix a confondre's amb projecte, però no són en absolut sinònims. Així, mentre el primer document es refereix a una realitat, que és un determinat problema tècnic entorn d'una qüestió determinada, el segon treball realitzat no és més que un esquema o un conjunt d'idees i plans sobre una actuació que es pretén dur a terme i que, per tant, encara no és realitat.

L'informe tècnic ha d'incloure la informació suficient perquè un receptor qualificat puga avaluar i proposar modificacions a les seues conclusions o recomanacions.

L'estructura de l'informe tècnic està formada per la part inicial, els cossos de l'informe, els annexos i la part final.

• La part inicial ha d'incloure la coberta (amb el títol de l'informe, el seu autor i la data), la portada, el resum, l'índex, el glossari (amb els signes, símbols, abreviatures i tecnicismes utilitzats) i el prefaci (en cas que siga necessari).

• Els cossos de l'informe presenten la introducció (on es detallen els abastos i objectius del treball), el nucli (amb imatges i taules), les conclusions o recomanacions, els agraïments i les llistes de referència.

• Els annexos són optatius i permeten agregar informació complementària a l'informe. Les dades que presenten, en general, poden ser omesos pel lector ordinari, encara que seran valuosos per a l'especialista en la matèria.

• Quant a la part final, ofereix fulles de dades del document, la llista de distribució i disponibilitat i la coberta posterior.

A més de tot l'exposat hem de deixar patent que existeixen diversos tipus d'informes tècnics. Així, en primer lloc, ens trobaríem amb les inspeccions, que són aquells documents que elaboren les persones que s'encarreguen d'analitzar i inspeccionar l'objecte de reconeixement.

En segon lloc estan els arbitratges que són realitzats per experts sobre una matèria o assumpte concret en la qual no hi ha acord i en la qual ells mostren, a través d'aquells, la seua visió professional.

A aquests dos tipus d'informes també caldria incloure els peritatges, els assajos i els expedients.

Revistes (publicacions periòdiques o seriades)

Les publicacions periòdiques són publicacions editades en fascicles successius numerats amb periodicitat fixa o variable i amb temàtica diverses.

• Ofereixen informació actualitzada per la freqüència de l'aparició.

• Tracten els temes de manera més concisa i amb major actualitat i novetat que els llibres.

Són publicacions periòdiques:

• Els periòdics

• Les revistes d'entreteniment

• Les revistes científiques

• Els butlletins

Les revistes seriades són aquelles els volums o els números de les quals se succeeixen en ordre numèric o cronològic, sota un títol comú i en número indefinit.

Catàlegs de productes

El catàleg comercial és una obra impresa en la qual les empreses mostren la seua oferta de productes i serveis als clients.

Les primeres pàgines del catàleg sol estar dedicada a la presentació de la companyia que generalment acompanyada per fotografies de les instal·lacions de la signatura: imatge aèria de la fàbrica, fotografies de la maquinària de producció, etc. A vegades, també s'introdueix en primer terme una benvinguda o declaració d'intencions per part del màxim responsable de l'empresa.

En el catàleg també se sol reflectir la política de la companyia quant a qualitat, medi ambient, gestió de personal, atenció al client, etc. Si es tracta de catàlegs dirigits a professionals (majoristes, minoristes, etc.) solen anar acompanyats d'una llista de preus sobre la qual la companyia aplicarà els descomptes negociats amb el client.

Altres informacions d'ordre pràctic que s'inclouen en el catàleg són: adreça i telèfon de contacte, terminis de lliurament, comandes mínimes, cobertura geogràfica, punts de subministrament, etc.

El catàleg es renova periòdicament, en moltes ocasions amb periodicitat anual. En la indústria de la confecció es canvia conforme es van llançant les col·leccions en el que es diu catàleg de temporada.

El catàleg de producte inclou:

• Fotografia dels productes que comercialitza la companyia.

• Breu explicació de les seues característiques tècniques: composició, ingredients, procés de fabricació, compliment de la normativa aplicable, etc.

• Plans, esquemes o diagrames de la seua estructura, forma de muntatge o funcionament.

• Gràfics sobre les prestacions tècniques més destacades.

• Gamma oferida: formes, mesures, colors, etc. En el cas del sector tèxtil: talles, colors, teixits, estampats.

• Fotografia dels accessoris o complements.

Fonts d'informació secundària en consum

Índexs bibliogràfics

L'índex bibliogràfic és un instrument d'investigació documental que ajuda a sistematitzar la conceptualització d'un tema o diversos temes, a localitzar i ordenar les fonts d'informació, així com les pàgines on es localitza la informació requerida segons el tema.

Estructura

La primera part és un llistat de temes i subtemes que es deriven d'un tema general, conceptualització o marc teòric. Aquests temes i subtemes han de portar un ordre lògic i estar acompanyats d'un codi (número progressiu).

La segona part consisteix en una columna de fonts on es puga trobar informació sobre els temes i subtemes. Les fonts no porten un ordre específic, però han de tindre totes les dades d'una fitxa bibliogràfica (cognom de l'autor amb majúscules, nom amb minúscules, títol en cursiva, editorial, lloc i data d'edició) o hemerogràfica (cognom de l'autor amb majúscules, nom amb minúscules, títol de l'article en negreta, logotip de la revista o periòdic en cursiva, número de la revista o periòdic, anys d'editar-se, lloc i data d'edició). Cada font ha de portar un codi (número progressiu). Es recomana que cada tema puga ser tractat per 3 o 4 autors diferents perquè el treball a realitzar estiga més ben fonamentat)

La tercera part és un quadre de doble entrada, en el qual les columnes horitzontals corresponguen als temes i subtemes i les columnes verticals a les fonts. S'utilitzen solament el codi dels temes i subtemes i el codi de les fonts. En els xicotets quadres d'enmig van les pàgines de les fonts on es troba la informació de cada tema i subtema. Recordar que la informació d'un tema o subtema s'ha de trobar almenys en 4 o 5 fonts.

Índexs KWIC/KWOC

L'Índex KWIC és un tipus d'índex permutat en el qual el contingut temàtic d'una obra es representa mitjançant paraules clau del seu títol o d'una altra font d'informació del document. Per contra, l'índex KWOC és el tipus d'índex permutat que varia en la seua presentació respecte a l'índex KWIC, en què les paraules clau apareixen com un encapçalament en línia separada. Sota cada encapçalament apareix la totalitat dels títols, complets o truncats, que contenen la paraula clau de què es tracta.

Índexs de continguts

Els tipus d'índex disponibles en SQL Server 2005 i es proporcionen vincles a informació addicional.

Agrupat: Un índex agrupat ordena i emmagatzema les files de dades de la taula o vista per ordre en funció de la clau de l'índex agrupat. L'índex agrupat s'implementa com una estructura d'arbre b que admet la recuperació ràpida de les files a partir dels valors de les claus de l'índex agrupat.

No agrupat: Els índexs no agrupats es poden definir en una taula o vista amb un índex agrupat o en un munt. Cada fila de l'índex no agrupat conté un valor de clau no agrupada i un localitzador de fila. Aquest localitzador apunta a la fila de dades de l'índex agrupat o el munt que conté el valor de clau. Les files de l'índex s'emmagatzemen en el mateix ordre que els valors de la clau de l'índex, però no es garanteix que les files de dades estiguen en un determinat ordre llevat que es cree un índex agrupat en la taula.

Únic: Un índex únic garanteix que la clau d'índex no continga valors duplicats i, per tant, cada fila de la taula o vista és en una certa forma única. Tant els índexs agrupats com els no agrupats poden ser únics.

Índexs de text

XML: Representació dividida i permanent dels objectes XML binaris grans (BLOB) de la columna de tipus de dades xml.

Bases de dades. Bibliogràfiques

Una base de dades bibliogràfica és una [base de dades] de registres [bibliografia/bibliogràfics], que pot tindre un suport físic (fitxes impreses, [catàleg] en paper) o, més sovint, tindre un suport electrònic ([CD-ROM], catàleg [en línia]...).

Pot ser una base de dades que conté informació sobre llibres i altres materials d'una biblioteca (per exemple un catàleg de biblioteca) o bé, seguint l'accepció més usada del terme, un índex bibliogràfic del contingut d'un conjunt de revistes i altres publicacions científiques com a articles científics, actes de conferències i congressos, capítols de llibres, etc. Aquestes bases de dades solen tindre format electrònic i es consulten a través de

Internet. Contenen cites bibliogràfiques, referències, abstracts (resum d'una publicació científica) i, sovint, el text complet dels continguts indexats, o enllaços al text complet.

Moltes bases de dades científiques són bases de dades bibliogràfics però altres no ho són. En Chemical Abstracts Service, CAS, per exemple, hi ha bases de dades d'estructures químiques, i en Entrez hi ha bases de dades de seqüències.

Fora de l'àmbit de la ciència, ocorre el mateix: hi ha bases de dades que contenen cites d'articles de revistes d'història de l'art i hi ha bases de dades d'imatges artístiques, com ARTstor.

Factuals

Les bases de dades factuals proporcionen el document primari, és a dir, la dada concreta i original a text complet, que pot ser de tipus textual, numèric o multimèdia:

• Textual: lleis, IBERLEX, premsa.

• Numèric: conté dades concretes, estadístiques, enquestes com INEBASE, base de dades de l'Institut Nacional d'Estadística (INE).

• Multimèdia: contenen so, imatge fixa i en moviment.

Documentals

Una base de dades documental està constituïda per un conjunt de programes que emmagatzemen, recuperen i gestionen dades de documents o dades d'alguna manera estructurats. Aquest tipus de bases de dades constitueixen una de les principals subcategories dins de les denominades bases de dades no SQL. A diferència de les bases de dades relacionals, aquestes bases de dades estan dissenyades al voltant d'una noció abstracta de "Document".

Directoris

En informàtica un directori és un contenidor virtual en el qual s'emmagatzemen una agrupació d'arxius de dades i altres subdirectoris, atenent el seu contingut, al seu propòsit o a qualsevol criteri que decidisca l'usuari. Tècnicament el directori emmagatzema informació sobre els arxius que conté: com els atributs dels arxius o on es troben físicament en el dispositiu d'emmagatzematge.

En l'entorn gràfic dels sistemes operatius moderns, el directori es denomina metafòricament carpeta i de fet es representa amb una icona amb aquesta figura. Aquesta imatge s'associa amb l'ambient administratiu de qualsevol oficina, on la carpeta de cartó tanca els fulls de paper (representant als arxius de dades) d'un expedient.

Arxius i directoris no poden ser diferenciats a través del nom, sinó només a través de les eines del sistema operatiu, les que a més mostren altres propietats d'arxius i directoris, com a data de creació, data de modificació, usuaris i grups d'usuaris que tenen accés o drets a l'arxiu o directori.

Se'n diu directori-pare al directori que conté dins de si altres directoris per a formar una jerarquia de directoris que mantinguen estructurats tots els arxius propis d'un programa o destinats a un propòsit específic.

Suports de la informació

Amb la constant evolució de les computadores en els últims anys, és necessari que la informació ja elaborada per la computadora es memoritze o es guarde en unitats de gran capacitat. A aquestes unitats se les coneix com a memòries de massa i són dispositius interns o externs a la computadora destinats a emmagatzemar grans volums d'informació, tant de programes com de dades.

Què significa que els suports tinguen una manera d'accés seqüencial o aleatori a la informació? Com podem classificar-los segons la tecnologia emprada en la seua configuració?

En informàtica un teclat és un perifèric d'entrada o dispositiu que utilitza una disposició de botons o tecles, perquè actuen com a palanques mecàniques o interruptors electrònics que envien informació a la computadora.

• Accés seqüencial: en l'accés seqüencial, l'element de lectura del dispositiu ha de passar per l'espai ocupat per la totalitat de les dades emmagatzemades prèviament a l'espai ocupat físicament per les dades emmagatzemades que componen el conjunt d'informació a la qual desitja accedir.

• Accés aleatori: en la manera d'accés aleatori, l'element de lectura accedeix directament a la direcció on es troba emmagatzemada físicament la informació que es desitja localitzar sense haver de passar prèviament per l'emmagatzemada entre el principi de la superfície d'enregistrament i el punt on s'emmagatzema la informació que es busca.

Exemples de suports de la informació

• Pen-Drive: És un dispositiu d'emmagatzematge que utilitza una memòria flaix per a guardar informació.

• Disc Dur: En informàtica, un disc dur o disc rígid és un dispositiu d'emmagatzematge de dades no volàtil que empra un sistema d'enregistrament magnètic per a emmagatzemar dades digitals. Es compon d'un o més plats o discos rígids, units per un mateix eix que gira a gran velocitat dins d'una caixa metàl·lica segellada. Sobre cada plat, i en cadascuna de les seues cares, se situa un capçal de lectura/escriptura que flota sobre una prima làmina d'aire generada per la rotació dels discos.

• Targeta SD:

• Impresos o escrits: Els impresos o escrits són els suports per a documents més bàsics en la seua elaboració que ens podem trobar. Els impresos són les edicions en paper i els escrits poden derivar en impresos o manuscrits.

• Multimèdia: El terme multimèdia s'utilitza per a referir-se a qualsevol objecte o sistema que utilitza múltiples mitjans d'expressió físics o digitals per a presentar o comunicar informació. D'allí l'expressió multimèdia. Els mitjans poden ser variats, des de text i imatges, fins a animació, so, vídeo, etc. Es parla de multimèdia interactiva quan l'usuari té lliure control sobre la presentació dels continguts, sobre què és el que desitja veure i quan; a diferència d'una presentació lineal, en la qual és forçat a visualitzar contingut en un ordre predeterminat.

  • • Avantatges de la multimèdia

• Una presentació atractiva i impactant.

• Participació de manera activa.

• Informació adaptada.

• Diferents plataformes.

• La possibilitat d'ús de diversos idiomes.

Normativa reguladora del tractament de la informació

Propietat intel·lectual

La propietat intel·lectual, segons la definició de l'Organització Mundial de la Propietat Intel·lectual, és tota creació de l'intel·lecte humà. Els drets de propietat intel·lectual protegeixen els interessos dels creadors en oferir-los prerrogatives en relació amb les seues creacions.

La propietat intel·lectual té a veure amb les creacions de la ment: les invencions, les obres literàries i artístiques, els símbols, els noms, les imatges i els dibuixos i models utilitzats en el comerç.

Els drets relacionats amb el dret d'autor són els drets dels artistes intèrprets i executants sobre les seues interpretacions i execucions, els drets dels productors de fonogrames sobre els seus enregistraments i els drets dels organismes de radiodifusió sobre els seus programes de ràdio i de televisió.

El Dia Mundial de la Propietat Intel·lectual se celebra el 26 d'abril.

Existeix a més un corrent, especialment la que prové del moviment de programari lliure, que considera que el terme propietat intel·lectual és enganyós i reuneix sota un mateix concepte diferents règims jurídics no equiparables entre si, com les patents, el dret d'autor, les marques i les denominacions d'origen, entre altres.

Drets d'autor

El dret d'autor és un conjunt de normes jurídiques i principis que regulen els drets morals i patrimonials que la llei concedeix als autors (els drets d'autor), pel solo fet de la creació d'una obra literària, artística, musical, científica o didàctica, estiga publicada o inèdita.

Està reconegut com un dels drets humans fonamentals en la Declaració Universal dels Drets Humans. En el dret anglosaxó s'utilitza la noció de copyright (traduït literalment com a "dret de còpia") que —en general— comprén la part patrimonial dels drets d'autor (drets patrimonials).

Una obra passa al domini públic quan els drets patrimonials han expirat. Això succeeix habitualment transcorregut un termini des de la mort de l'autor (post mortem auctoris). El termini mínim, a nivell mundial, és de 50 anys i està establit en el Conveni de Berna. Molts països han estés aqueix termini àmpliament. Per exemple, en el Dret europeu, són 70 anys des de la mort de l'autor. Una vegada passat aqueix temps, aquesta obra llavors pot ser utilitzada en forma lliure, respectant els drets morals.

Protecció de dades

És un dret fonamental de les persones físiques, que busca protegir la seua intimitat i la seua privacitat enfront de les vulneracions de tals drets que puguen procedir de la recollida i emmagatzematge de les seues dades personals per empreses o entitats. Derivats d'aquest dret fonamental, l'Ordenament Jurídic espanyol, i el de la Comunitat Europea, reconeix a les persones una sèrie de drets en relació amb les seues dades personals que les empreses han de respectar, i imposa una sèrie d'obligacions formals i substantives que aquestes empreses han de complir.

On es regula

• Article 18.4 de la Constitució Espanyola de 1978

• Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals.

Reglamentació complementària

En el que concerneix a fitxers de titularitat pública, ha de tindre's en compte l'existència de la competència de les CCAA; així les comunitats de Madrid i Catalunya, compten amb la seua pròpia agència de protecció de dades i el seu pertinent normativa, quant a fitxers de titularitat pública d'entitats autonòmiques i locals

Quina és la regulació de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals

La Llei orgànica de Protecció de Dades i Garantia dels Drets Digitals és l'adaptació de la normativa espanyola al reglament europeu sobre protecció de dades (RGPD).

L'objectiu d'aquesta llei és proporcionar una base legal sòlida i actualitzada per a regular el tractament de les dades personals de les persones físiques, així com la lliure circulació d'aquests.v

A més, pretén garantir el respecte als drets digitals indicats en l'article 18.4 de la Constitució Espanyola.

Per tant, la protecció de dades s'exercirà sobre la base dels establit en aquesta llei orgànica i al que es disposa en el Reglament UE 2016/679.v

La LOPDGDD 3/2018 arriba per a substituir a la LOPD 15/1999, l'anterior normativa sobre protecció de dades, que ha quedat derogada.

Text íntegre de la Llei de Protecció de Dades en PDF (BOE)

Pots consultar el text íntegre de la LOPDGDD en PDF a través del següent enllaç (publicació en el Boletín Oficial del Estado).

descarregar pdf

Descàrrega en PDF la LOPDGDD

Com complir amb la LOPDGDD 3/2018 (antiga LOPD 15/1999)?

La LOPDGDD estableix noves obligacions en matèria de protecció de dades. A continuació veiem les exigències d'aquesta llei i com han d'adaptar-se els responsables del tractament.

com complir la lopd-gdd llei de proteccion de dades i garantia de drets digitals

Registrar els tractaments realitzats en l'empresa

Quin tipus de dades és necessari registrar i de quina manera? La LOPDGDD obliga als responsables del tractament o encarregats a registrar la següent informació:

Identitat i dades de contacte del responsable, del seu representant i del Delegat de Protecció de Dades, si n'hi haguera.

Finalitat amb la qual es recullen les dades.

Descripció de les categories d'interessats i de les categories de dades.

Si les dades seran cedits a tercers, incloent si es tracta d'entitats internacionals.

Terminis per a l'eliminació de la informació.

Descripció de les mesures tècniques i organitzatives que s'adoptaran per a garantir la seguretat de la informació.

El registre de les activitats de tractament és obligatori per a totes les empreses amb més de 250 treballadors.

També ho serà per a aquelles que compten amb menys de 250 empleats, però que manegen dades que poden suposar un risc per als drets o llibertats de l'individu, o tracten categories especials de dades.v

Si l'empresa té designat un Delegat de Protecció de Dades, se li ha de comunicar qualsevol modificació que es realitze en el registre.

D'altra banda, hi ha unes certes entitats que han de fer públiques les seues activitats de tractament per mitjans electrònics. Els subjectes obligats són els següents:

Tribunal Suprem, Audiència Nacional, Tribunal Superior de Justícia, Audiències Provincials i Jutjats.

Òrgans constitucionals i institucions de les Comunitats Autònomes.

Administració General de l'Estat, Diputacions Provincials i Administracions locals.

Organismes públics dependents de l'Administració pública.

Autoritats Administratives Independents o AAI.

Banc d'Espanya.

Corporacions de dret públic com a Cambres oficials, Confraries o Col·legis Professionals.

Fundacions pertanyents al sector públic.

Universitats públiques

Consorcis.

Grups parlamentaris de Corts Generals i Assemblees.

Deure de confidencialitat

L'article 5 de la LOPDGDD fa referència a la confidencialitat. Assenyala que els responsables del tractament han de posar en marxa les mesures tècniques i organitzatives necessàries per a garantir la màxima seguretat de les dades.

Les mesures adoptades han d'incloure mecanismes per a evitar el tractament il·lícit o no autoritzat d'informació personal, i la protecció enfront de la pèrdua o destrucció de dades.

Consentiment inequívoc

L'article 6 de la LOPDGDD 3/2018 es refereix a l'obligació d'obtindre consentiment per a poder recaptar, emmagatzemar i utilitzar amb qualsevol fi les dades de l'interessat.

A més, seguint les indicacions del RGPD, ara aquest consentiment ha de ser inequívoc.

Es considera consentiment inequívoc aquella manifestació lliure, voluntària, informada i activa per part de l'interessat, mitjançant la qual accepta de manera explícita el tractament de les seues dades.

Per a acceptar el tractament de manera expressa, ha de realitzar alguna acció afirmativa, ja siga una signatura, emplenar un formulari, o marcar una casella d'acceptació.

En cas que es vulga obtindre dades per al seu tractament amb diverses finalitats, l'afectat haurà d'atorgar consentiment per a totes elles per separat.

No es podrà tractar les dades per a una altra finalitat diferent per a la qual l'interessat va prestar el seu consentiment.

Consentiment de menors

Una de les qüestions més delicades de la protecció de dades és com tractar la informació dels menors d'edat.

En aquest cas, els menors només podran atorgar el seu consentiment si tenen més de 14 anys. Hi ha excepcions en les quals, fins i tot tenint més de 14 anys, hauran de ser presents pares o tutors.

El consentiment dels menors de 14 anys haurà de ser atorgat per aquelles persones que posseïsquen la pàtria potestat o tutela del menor.

Si necessites redactar algun contracte relacionat amb consentiment i un altre aspecte relacionat amb la protecció de dades, et recomanem visitar la nostra secció amb models i plantilles gratis.

Obligació de donar més informació

La Llei orgànica de Protecció de Dades i Garantia dels Drets Digitals (LOPDGDD) també estableix l'obligació d'informar l'interessat sobre les vies de les quals disposa per a exercir els seus drets.

Ens referim, per descomptat, als drets ARSULIPO, que en la normativa espanyola substitueixen als tradicionals drets ARC.

drets arquege llei proteccion de dades i reglament europeu de proteccion de dades

En epígrafs posteriors aprofundirem més en ells. De moment, baste amb assenyalar que es tracta dels drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, portabilitat i oposició.

A més d'informar sobre els mitjans que l'interessat té a la seua disposició, el responsable del tractament també ha de garantir que es tracte de mitjans fàcilment accessibles. A més, no podrà denegar l'accés a la informació encara que l'interessat trie un mitjà diferent al proposat.

D'altra banda, també existeix l'obligació d'informar l'interessat si s'han comunicat a terceres dades personals seus que han sotmesos a rectificació, supressió o limitació del tractament.

Anàlisi de riscos

Els responsables o encarregats han de realitzar una anàlisi del risc que pot provocar el tractament de determinades dades personals. Es considera que existeixen dades d'alt risc en els següents suposats:

Són susceptibles de provocar discriminació, usurpació de la identitat o un altre tipus de fraus.

Podrien suposar pèrdues econòmiques, violació de la confidencialitat i un perjudici per a la reputació de la persona.

El tractament pot privar a l'interessat de l'exercici dels seus drets i llibertats o fer-li perdre el control sobre la seua informació personal.

Quan es tracten les categories especials de dades altament sensibles d'altres formes a les prevista en la llei (ha de fer-se de manera incidental, accessori i amb tècniques d'anonimització).

Informació en la qual es realitza una avaluació de les persones amb l'objectiu d'elaborar perfils.

Tractament de dades de grups de menors d'edat o grups especialment vulnerables.

En cas que es duga a terme un tractament massiu de dades que afecte gran nombre de persones.

Aquelles dades que són cedits a tercers països o organitzacions internacionals sobre les quals no es pot garantir el nivell de protecció adequat.

Altres supòsit que pogueren suposar un risc per als interessats segons el parer del responsable, encarregat o DPO.

Comunicar els incidents de seguretat

La llei de protecció de dades espanyola adapta la normativa europea sobre la comunicació de bretxes de seguretat. Per tant, qualsevol violació de la seguretat de les dades s'ha de comunicar als afectats i a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) en un termini màxim de 72 hores.

Avaluacions d'impacte sobre la protecció de dades

Els responsables o, en el seu cas, encarregats o delegat, hauran de valorar si escau realitzar una avaluació de l'impacte que el seu tractament produeix en la protecció de dades dels interessats.

Sobre la base d'aquesta avaluació d'impacte es decidiran les mesures tècniques i organitzatives apropiades, tant a l'hora de triar els mitjans de tractament com per a l'execució del tractament en si mateix.

Per a això, es tindran en compte factors com l'estat de la tècnica, el cost d'aplicació d'aquestes tècniques, o la naturalesa, context i finalitat del tractament.

criteris que indiquen quan s'ha de realitzar una evaluacion d'impacte segun el reglament general de proteccion de dades

Contractes d'Encarregat del Tractament

L'encarregat del tractament és la persona que maneja les dades i informació personal de clients, proveïdors o prestadors de serveis d'una empresa, a través d'un contracte signat amb els responsables del tractament.

És a dir, els responsables atorguen a l'encarregat la potestat de realitzar el tractament de dades en el seu nom.

Per tant, l'encarregat del tractament pot accedir a totes aquelles dades personals que siguen necessaris per a la prestació del servei al responsable.

Els encarregats del tractament no podran utilitzar les dades als quals accedeixen per a les seues pròpies finalitats. En cas de fer-ho tindrien la consideració de responsables del tractament en qualsevol litigi.

Es recomana que l'encarregat del tractament conserve aquelles dades dels quals es pogueren derivar responsabilitats en la seua relació amb el responsable. Les dades guardades han d'estar degudament bloquejats perquè ningú més tinga accés a ells.

Garantir els drets digitals

Ja et vam fer un xicotet avanç sobre els drets ARSULIPO en un epígraf anterior. Ara aprofundirem una mica més en aquests drets:

Accés: l'interessat té dret a obtindre la confirmació del responsable sobre si s'estan tractant les seues dades i, en cas afirmatiu, podrà accedir a aquesta informació.

Rectificació: consisteix en el dret a sol·licitar que es modifiquen les dades personals inexactes o al fet que es complete la informació incompleta.

Supressió: es pot sol·licitar l'eliminació d'aquelles dades que no hagen sigut recaptats per mètodes lícits o que no s'estiguen usant d'acord amb la llei.

Limitació del tractament: el responsable no ha d'eliminar les dades, però no pot usar-los de la forma habitual. La limitació s'imposa en cas d'inexactitud de dades, tractament il·lícit, o quan les dades es necessiten per a reclamacions.

Portabilitat: es tracta de l'obligació del responsable de facilitar a l'interessat, pel mitjà que aquest sol·licite, de qualssevol dades que li hagen sigut facilitats.

Oposició: la persona objecte del tractament pot oposar-se al mateix en cas de factors referents a la seua pròpia situació i elecció personal. Per exemple, sol·licitar que les seues dades no s'utilitzen per a màrqueting directe o l'elaboració de perfils.

Designar Delegat de Protecció de Dades

El Delegat de Protecció de Dades és una figura obligatòria solo en determinats casos. La LOPDGDD és molt més precisa en aquest sentit que el RGPD, i cita totes aquelles entitats que han de comptar amb un DPO o DPD.

Col·legis Professionals

Centres docents, incloent Universitats Públiques i privades.

Empreses d'explotació de xarxes i destinades a la prestació de serveis de comunicació electrònica.

Prestadors de SSI (Serveis de la Societat de la Informació) que elaboren perfils d'usuaris.

Entitats financeres.

Entitats d'ordenació i supervisió d'entitats de crèdit.

Companyies asseguradores.

Entitats regulades per la normativa del Mercat de Valors.

Empreses dedicades a la comercialització i distribució d'energia elèctrica o gas natural.

Entitats dedicades a la tutela de fitxers sobre solvència patrimonial, o dades destinades a la prevenció del frau, el blanqueig de capitals o el finançament del terrorisme.

Empreses dedicades a la realització d'activitats comercials o publicitàries que impliquen l'elaboració de perfils d'usuaris.

Centres sanitaris, exceptuant a aquells professionals del sector que exercisquen la seua activitat a títol individual.

Companyies dedicades a la realització i emissió d'informes amb dades relatives a persones físiques.

Operadors del sector del joc.

Empreses de seguretat privada.

Federacions esportives, sempre que tracten informació relativa a menors d'edat.

Novetats de la LOPDGDD que afecten particulars i empreses

Novetats de la Llei orgànica de Protecció de Dades i de Garantia de Drets Digitals

La LOPDGDD suposa una evolució respecte a l'antiga LOPD. Sobretot pel que fa a les seues sigles «GDD», o «Garantia de Drets Digitals». És a dir, posa especial èmfasi a actualitzar una legislació que es quedava obsoleta en l'actual món digital. Però, quines són les principals novetats d'aquesta Llei respecte a l'anterior?

Dret a la desconnexió digital en l'àmbit laboral

Un dels drets que introdueix la LOPDGDD és la desconnexió digital. Ara els treballadors tenen drets al fet que no es requerisca la seua presència o activitat en línia per motius de treball fora del seu horari laboral. L'objectiu d'aquest drets és garantir que els treballadors puguen gaudir de la intimitat personal i familiar, així com els seus períodes de descans, vacances o permisos.

Dret a la supressió

Aquest dret permet a l'interessat sol·licitar que s'eliminen aquelles dades personals que el concerneixen. El responsable del tractament estarà obligat a atendre aquesta petició en els següents casos:

La informació ja no resulta rellevant per a la finalitat amb la qual va ser obtinguda.

L'interessat exerceix el seu dret a retirar el consentiment.

L'interessat exerceix el seu dret a oposar-se al tractament, sense que existisquen altres motius legítims per al tractament d'aquestes dades.

Les dades hagen sigut recaptats o utilitzats de manera il·lícita.

Es tracta de dades de serveis de la societat d'informació relatius a xiquets menors de 16 anys que han sigut obtinguts de manera il·lícita (consentiment de pares o tutors)

Hi ha uns certs supòsits en els quals no es pot aplicar el dret de supressió:

Quan les dades es recapten per a exercir el dret a la llibertat d'expressió i informació.

Per al compliment d'obligacions legals relatives al Drets de la Unió Europea i els seus Estats membres.

Si el responsable utilitza les dades per a raons d'interés públic o per a l'exercici dels seus poders públics.

Per motius de salut pública.

En cas que siguen dades d'interés per a arxiu públic, investigació científica o històrica.

Si la informació s'utilitzarà únicament amb finalitats estadístics.

Es tracta d'informació clau per a efectuar reclamacions o defensar-se d'aquestes.

Dret a l'oblit en Internet

Una de les grans novetats de la LOPDGDD és la plasmació per escrit del dret a l'oblit.

Aquest nou dret permet a l'interessat sol·licitar que s'eliminen dels criteris de cerca d'internet (en cercadors com Google) aquelles dades relatives a la seua persona que estiguen desfasats, no s'emmotlen a la realitat actual de la persona o perjudiquen la seua reputació.

Ull, no fa falta que les dades siguen falses o inexactes. Poden ser dades verídiques, però desfasats.

Per exemple, una persona que va estar en la presó fa 5 anys i vol que aqueixa dada desaparega dels motors de cerca perquè està reformat i aqueixa informació el perjudica l'hora de trobar treball.

No obstant això, cal matisar que aquest dret sol evita que es mostre informació relativa a determinats criteris de cerca. No obstant això, no elimina la informació, i és possible que les dades continuen apareixent si s'utilitzen altres criteris de cerca.

En definitiva, elimina la relació que existeix en els cercadors entre el nom d'una persona i els resultats de cerca que apareixen.

Dret a la cancel·lació

En realitat només citem el dret a la cancel·lació perquè és una espècie d'antecessor del dret de supressió. Aquest dret, com diem ja substituït pel dret a la supressió, simplement obligava a cancel·lar o bloquejar les dades, però no a eliminar-los.

Dret a l'oblit en xarxes socials

L'article 94 de la LOPDGDD es refereix al dret a l'oblit en les xarxes socials. En ell es defineix el dret de qualsevol persona a sol·licitar que se suprimisquen les dades que haguera facilitat per a ser publicats per serveis de les xarxes socials o mitjans equivalents.

L'usuari també té dret a sol·licitar la supressió de totes aquelles dades facilitades per tercers que siguen inadequats, inexactes, o estiguen desactualizados respecte a la finalitat per a la qual van ser recaptats.

Una altra raó per la qual l'interessat pot sol·licitar l'eliminació de les dades és en cas de circumstàncies personals la importància de les quals preval sobre el manteniment de dades del servei. En aquest sentit, els prestadors de serveis han de posar l'accent principalment en l'eliminació de dades de menors d'edat.

Dret a l'educació digital i protecció de menors>

La LOPDGDD també estableix requisits perquè el sistema educatiu garantisca l'accés segur dels menors a l'educació digital.

En aquest sentit, el sistema educatiu i, per extensió, els centres docents, han de garantir la inserció dels alumnes en la societat digital.

L'aprenentatge relatiu a l'ús de mitjans digitals i electrònics ha de realitzar-se sobre la base del respecte als valors constitucionals, els drets i llibertats de l'individu, la intimitat personal i familiar i la protecció de la seua privacitat i informació personal.

Els pares, mares, tutors i representants legals han de procurar que el menor faça un ús responsable dels mitjans digitals.

El Ministeri Fiscal podria intervindre d'oficial en cas que els menors siguen víctima de l'ús o difusió d'imatges sense el seu consentiment en xarxes socials o mitjans equivalents.

Dret d'accés a Internet

El dret d'accés universal a internet es defineix en l'article 81 de la LOPDGDD.

L'accés a internet ha de ser:

Universal

Assequible

De qualitat

No discriminatori

La normativa estableix que aquest accés a internet s'ha d'encaminar cap a la superacions de les bretxes de gènere (homes/dones) o generacionals (joves/majors). També s'han de tindre en compte a les persones amb necessitats especials

Ja que l'accés a la xarxa de xarxes és universal, s'ha de procurar atendre les necessitats especials dels entorns rurals amb més dificultats per a establir infraestructures digitals.

Dret a la neutralitat d'Internet

L'article 80 de la LOPDGDD es refereix al dret a la neutralitat d'internet. Això significa que els proveïdors de serveis d'internet han de proporcionar informació transparent sobre les ofertes i contribuir a garantir un accés en les mateixa condicions per a tots.

Dret al testament digital

El dret al testament digital es recull en l'article 96 de la LOPDGDD.

Els familiars o hereus del mort tenen dret a accedir a la informació sobre la seua persona emmagatzemada en prestadors de serveis de la societat de la informació (per exemple, en xarxes socials). A més, poden exercir els drets de rectificació, supressió, oposició o limitació del tractament sobre les dades del familiar mort.

Hi ha una excepció al que s'ha dit en el paràgraf anterior. Familiars o hereus no podrien accedir a les dades del mort si aquest així ho haguera decidit expressament en vida, o existisca alguna llei que ho prohibisca.

Si el mort és un menor d'edat, també podran accedir a aquestes dades els representants legals o el Ministeri Fiscal, per a l'exercici de les seues funcions.

Dret a la portabilitat de les dades

Qualsevol persona té dret a sol·licitar en tot moment que el responsable del tractament li facilite les dades de caràcter personal que li incumbisquen. Així ho reflecteix l'article 17 de la Leo Orgànica de Protecció de Dades i Garantia de Drets Digitals, referent a la portabilitat de les dades.

Aquesta informació s'ha de proporcionar en un format estructurat, d'ús comú i accessible per a l'interessat.

Així mateix, la persona objecte del tractament de dades pot transmetre les dades a un altre responsable sempre que atorgue el seu consentiment o el tractament es realitze per mitjans automatitzats.

A més, l'interessat pot sol·licitar que les dades passen de responsable a responsable (sense passar per ell mateix) sempre que atorgue consentiment i existisquen mitjans tècnics per a això.

Règim sancionador: infraccions i multes del LOPDGDD

Les sancions que estableix la LOPDGDD poden arribar als 20 milions d'euros o al 4% de la facturació total de l'empresa. La quantia de la multa dependrà de si es tracta d'infraccions lleus, greus o molt greus. A continuació veiem en què consisteixen.

Infraccions lleus

Són infraccions lleus en matèria de protecció de dades les següents actuacions:

Incomplir les exigències sobre transparència o accés a la informació de l'interessat recollides en la LOPDGDD i el RGPD.

Exigir als interessats un pagament per accedir a la informació, la quantia de la qual supere els costos afrontats per a facilitar aquesta informació.

No atendre els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, portabilitat o supressió, excepte en les excepcions previstes per la llei.

No complir amb l'obligació de notificar la rectificació, supressió o limitació del tractament de dades.

Incomplir l'exigència de notificar a l'afectat la comunicació de les seues dades a altres destinataris.

Incomplir l'obligació d'eliminar les dades d'una persona morta quan així els hagen sol·licitats familiars o hereus.

No formalitzar les obligacions i responsabilitats relatives al tractament de dades personals per part dels responsables.

No posar a la disposició dels afectats les obligacions i responsabilitats a les quals es refereix el punt anterior.

Incomplir l'encarregat del tractament l'obligació d'informar el responsable sobre alguna infracció resultant de les instruccions rebudes.

Incomplir l'encarregat l'obligació de respectar les condicions del contracte signat amb el responsable, llevat que estiga obligat a això per llei.

Disposar d'un registre de tractament que no conté tota la informació requerida per la normativa.

No comunicar als afectats les bretxes de seguretat que pogueren posar en risc les seues dades.

Facilitar informació inexacta a les autoritats de protecció de dades.

Incomplir l'obligació de publicar les dades de contacte del Delegat de Protecció de Dades.

Infraccions greus

Per part seua, aquests són els supòsit que la LOPDGDD considera infraccions greus relatives a protecció de dades:

Tractar dades de menors sense el seu consentiment o el dels seus pares/tutors.

No verificar la validesa del consentiment prestat per menors.

Impedir o obstaculitzar l'exercici dels drets ARSULIPO.

No adoptar les mesures tècniques i organitzatives necessàries per a garantir la protecció de dades des del disseny i per defecte.

No adoptar les mesures tècniques i organitzatives necessàries per a garantir la màxima seguretat de les dades en funció del risc del seu tractament.

Incomplir l'obligació de designar un representant del responsable o encarregat del tractament quan aquests es troben fora de la Unió Europea.

No atendre la sol·licituds efectuades pels afectats o les autoritats competents en protecció de dades.

Contractar un encarregat del tractament que no reunisca les garanties necessàries per a aplicar les degudes mesures de protecció.

Encarregar a un tercer el tractament de dades sense la formalització del degut contracte.

Contractar un encarregat a un altre encarregat, sense el coneixement del responsable del tractament.

No comptar amb un registre d'activitats de tractament, estant obligat a això.

No atendre les sol·licituds de l'autoritat pertinent de protecció de dades per a posar a la seua disposició el registre d'activitats.

Entorpir o dificultar les labors de les autoritats de control.

Tractar dades personals sense tindre en compte els riscos als quals es refereix l'article 28 de la LOPDGDD.

Incomplir l'encarregat del tractament l'obligació d'informar el responsable sobre bretxes de seguretat.

Incomplir l'obligació de notificar a l'autoritat de protecció de dades o a l'afectat l'existència d'alguna violació de seguretat.

No realitzar la pertinent avaluació d'impacte en els casos en què siga exigible.

Incomplir l'exigència de nomenar un Delegat de Protecció de Dades quan siga obligatori per llei.

Impedir o interferir en el correcte acompliment de les funcions del DPO.

Utilitzar segells de certificació en protecció de dades que no hagen sigut expedits per alguna autoritat competent.

Obtindre acreditació per a exercir com a organisme de certificació sobre la base de dades falses o inexactes.

Exercir funcions reservades a organismes de certificació sense tindre autoritat per a això.

Infraccions molt greus

Finalment, la LOPDGDD imposa les sancions més altes en cas d'infraccions molt greus en qüestió de protecció de dades:

Tractar dades personals vulnerant els principis i garanties bàsiques establides en l'article 5 del RGPD.

Tractar dades personals sense que existisca licitud o sense haver obtingut consentiment.

Utilitzar les dades amb una finalitat diferent per a la qual van ser obtinguts.

Manejar categories especials de dades sense que existisca causa justificada per a això.

Tractar dades personals relatives a condemnes o infraccions penals sense que concórreguen les circumstàncies previstes per la normativa.

Tractar dades personals relatives a infraccions administratives sense que concórreguen les circumstàncies previstes per la normativa.

Incomplir l'obligació d'informar l'interessat sobre el tractament d'informació relativa a la seua persona.

Vulnerar al deure de confidencialitat.

Exigir el pagament d'un cànon per a exercir el dret d'accés, sense que existisca una causa justificada per a això (repetides sol·licituds o adopció de mesures tècniques que suposen una despesa per al responsable).

No atendre les sol·licituds per a exercir els drets ARSULIPO.

Transferir dades personals a una organització internacional o un destinatari d'un altre país sense les garanties necessàries.

Incomplir les resolucions de les autoritats competents en matèria de protecció de dades.

Incomplir l'obligació de bloquejar dades quan haja sigut exigit per l'autoritat competent o una resolució judicial.

Impedir, obstruir o dificultat al la autoritat de protecció de dades competent l'exercici de les seues funcions.

Modificar intencionadament els processos d'anonimització per a permetre de forma deliberada la identificació dels afectats.

LOPDGDD i RGPD: Què tenen en comú i en què es diferencien?

La Llei orgànica de Protecció de Dades i Garantia dels Drets Digitals té molts punts en comú amb el Reglament Europeu de Protecció de Dades. I no és d'estranyar, ja que la LOPDGDD no és més que l'adaptació al territori espanyol del RGPD.

Per tant, coincideixen en la gran majoria de punts, De fet, la LOPDGDD fa referència a la normativa europea en multitud d'articles, per la qual cosa per a consultar el gruix de la informació a vegades és necessari passar d'una llei a una altra, ja que es complementen.

En qualsevol cas, hi ha una sèrie de temes que la LOPDGDD aborda de manera específica, com per exemple:

Dades relatives a sistemes d'informació sobre crèdits.

Protecció de dades en operacions mercantils.

Videovigilància.

Informació sobre empresaris i professionals.

Establiment de canals de denúncies internes (whistleblowing).

Sistemes per a l'ecxlusión de publicitat no desitjada.

Una altra de les diferències entre LOPDGDD i RGPD és la definició que la normativa espanyola fa del Delegat de Protecció de Dades.

D'una banda, afirma que la certificació del DPO és obligatòria, alguna cosa que no assenyala el reglament europeu.

Però sobretot, enumera els 16 casos concrets en els quals és necessari comptar amb aquesta figura en l'empresa.

Tipus i eines de cerca d'informació: llocs web, institucionals, pàgines personals, fòrums i grups de notícies

Cercadors automàtics (Search engines)

Són aquells que a partir d'una certa informació entregada en llenguatge natural o en alguna especificació, pot recuperar la informació, que un està buscant des de la base de dades dels cercadors.

Troba els documents que continguen les paraules claus introduïdes. Habitualment localitza les pàgines Web que millor s'adapten a les paraules introduïdes. No tots els cercadors automàtics entreguen els mateixos resultats, ja que existeixen diferències en:

• Grandària de la base de dades

• Freqüència d'actualització

• Capacitats de cerca

Estan compostos per tres parts:

1. Els robots que recorren la xarxa escrutant-la.

2. La base de dades (índex) que és construïda pels robots.

3. El motor de cerca que facilita la consulta a la base.

Robots

Són programes que busquen contínuament per tots els servidors de WWW construint un índex del trobat. També són coneguts com a aranyes pel seu continu desplaçament sobre la xarxa o teranyina.

Com decideix un robot què visitar: Depén del robot, cadascun usa la seua pròpia estratègia. En general comencen per un llistat històric d'URLs, especialment de documents que tenen enllaços a molts Webs, llistes de servidors, pàgines de novetats i els webs més populars de lnternet.

La majoria dels serveis d'indexació o cercadors et permeten enviar URLs manualment que entren a formar part d'una cua perquè el robot les visite.

Base de dades

Una vegada que té constància de l'existència d'un document, l'indexa i l'afig a la seua base de dades.

Conté tots els URL trobats, i associats a ells, la informació relativa sobre els seus continguts:

• El seu títol HTML o els primers paràgraf

• Totes les paraules del codi HTML

• Enllaços

• Descriptors (paraules claus) en Metatags o altres etiquetes.

Està actualitzada contínuament pels robots que afigen noves pàgines o referències, actualitzen les que han canviat i esborren les que ja no existeixen.

Motor de cerca

Programes que busquen en una base de dades de documents HTML indexats per un robot. És la part que veiem quan realitzem la cerca. Després d'introduir-li una petició de cerca, el motor de cerca l'acara amb la base de dades i retorna una llista ordenada de les coincidències. La llista està ordenada segons la rellevància de la consulta col·locant-se primer les més coincidents.

En connectar amb algun cercador ens trobarem amb una pàgina que conté un formulari per a definir la nostra cerca i les opcions d'aquesta; després d'emplenar-la, enviar-la i esperar uns segons, el cercador ens retornarà una llista de llocs on figura la nostra cerca. Així doncs tindrem dues àrees segons el propòsit:

Si no aconseguim els resultats desitjats, tornem a l'inici, però modificant l'estratègia de cerca segons l'observació dels resultats. Consideracions: No maneja informació imprecisa. Donarà major importància a un document que té major quantitat d'ocurrències en lloc d'aquell que posseeix informació rellevant per a l'usuari. .

Cercadors automàtics: Metacercadors

Amb el creixement de cercadors o search engines es va fer necessari la creació de meta- cercadors, que fan cerques simultànies en una sola interface. Encara que no ofereixen el mateix nivell de control sobre les interfícies de cerca, ja que cada cercador té la seua pròpia lògica de cerca, són bastant ràpids.

Directoris o cercadors temàtics

Són una guia jeràrquica de directoris que va dels temes més generals als més particulars i permet buscar llocs webs per tema. Llisten llocs (URLs,) i els classifiquen en categories temàtiques. Objectiu: Trobar els documents que pertanguen a l'àrea temàtica seleccionada.

Estan compostos per dues parts: La base de dades que és construïda pels URLs remesos i una estructura jeràrquica que facilita la consulta de la base.

En connectar amb algun cercador ens trobarem amb una pàgina que conté una estructura jeràrquica de temes, és a dir, hi ha un grup de temes generals, en seleccionar un ens ix un altre grup de temes dependent (cada vegada més específic) del qual ens va portar allí, i podem seguir així fins que localitzem el tema del nostre interés o s'acaben les categories creades per l'autor del cercador. Són apropiats per a cerques temàtiques generals, més que per a temes molt específics.

• Menor quantitat de resultats de cerca (encerts) ja que les bases de dades solen ser més xicotetes que les dels cercadors automàtics.

• La majoria d'ells són compilats i mantinguts per persones, la qual cosa redueix la possibilitat de recuperar informació no rellevant. Els cercadors automàtics indexen cada pàgina d'un lloc web, en canvi en els directoris temàtics es fa un enllaç directe a la pàgina principal del lloc.

• No solen estar molt actualitzats, ja que l'actualització és més lenta per la intervenció humana.

• És lenta per a trobar el desitjat, perquè exigeix diversos passos previs.

• Podem perdre'ns en distraure'ns abans de localitzar el que ens havíem proposat trobar.

• Existeixen temes de difícil categorització.

Criteris de qualitat, vigència i fiabilitat de la informació i les seues fonts

Autoria

L'autor és la persona que crea un llibre amb aventures o idees per a enviar-les a l'editor. La crítica moderna ha qüestionat el concepte d'autor, ja que afirma que qualsevol obra es crea col·lectivament, tant per part de qui l'origina per primera vegada com per part dels qui la interpreten, així com tot el context que l'ha feta possible. Històricament, la idea d'autor ha canviat quant al seu abast. En la tradició oral de l'Antiguitat, les històries es consideraven part de la tradició o ben inspirades per déus, i els autors materials només transmetien una versió. Durant segles, els autors han quedat en l'anonimat i només a partir de l'Edat Moderna i especialment en el Romanticisme, es va reivindicar el seu paper com a personalitat pròpia capaç d'engendrar una obra única i original.

En termes jurídics, un autor és tota persona que crea una obra susceptible de ser protegida amb drets d'autor. Generalment, el terme no sols es refereix als creadors de novel·les, obres dramàtiques i tractats, sinó també als qui desenvolupen programes de computació, disposen dades en guies telefòniques, elaboren coreografies de dansa, i també s'inclou als fotògrafs, escultors, pintors, cantautors, lletristes de cançons (distingint-lo del creador de la música, al qual se'n diu compositor), així com als quals graven sons i tradueixen llibres d'un idioma a un altre, etc.

Segons la legislació vigent en diversos països, d'existir una coautoria, això significa que hi haurà també una comunitat sobre els drets d'autor de l'obra creada. Els coautors són considerats com a "tenidors mancomunats", conservant cadascun un dret independent d'atorgar sota llicència i usar, sempre que rendisca comptes als altres coautors sobre qualsevol possible guany, en la mesura que la seua aportació siga susceptible de separació de l'obra comuna; en cas contrari, han d'actuar de comú acord.

Filiació

És la unió tant comercial com empresarial de dues o diverses persones.

Actualitat

Cosa o succés que atrau i ocupa l'atenció de la majoria de la gent en un moment donat.

Propòsit

Del llatí propositum, el propòsit és la intenció o l'ànim de fer o deixar de fer alguna cosa. En la parla quotidiana, se sol utilitzar en l'expressió a propòsit per a assenyalar una acció deliberada, generalment perjudicial o molesta per a un tercer.

El propòsit també és un objectiu, alguna cosa que es vol aconseguir i que requereix d'esforç i d'uns certs sacrificis. Pot tractar-se d'una meta relacionada amb el desenvolupament personal o de la raó que hi ha darrere d'una decisió difícil.

Propòsit és, d'altra banda, l'assumpte o la matèria sobre la qual es parla en un discurs: “A propòsit de la sanció al seu entrenador, l'Associació del Futbol Argentí va declarar que no enviarà a cap representant al sorteig que determinarà els grups del pròxim Campionat Mundial”, “Les vacances, a propòsit del que em comentes, seran acordades el mes pròxim”. En aquest cas, és possible intercanviar l'expressió a propòsit per respecte a, a diferència de l'exposat en el primer paràgraf.

Audiència

Concepte construït pel discurs social i acadèmic per a designar el públic que suposadament interactua amb un mitjà de comunicació, ja siga cinema, televisió, ràdio, etc. el qual és, al seu torn, constructor de les diferents tipologies d'audiències que depenen d'unes certes variables tant sociològiques com psicològiques de l'individu "participatiu" d'aquesta audiència: edat, sexe, nivell socioeconòmic, hàbits individuals, horaris, aficions, signes d'identitat, rol social, etc.

Llegibilitat

La llegibilitat es refereix a la facilitat de lectura i comprensió d'un text. Que un text siga llegible ajuda a fer el contingut d'un lloc més fàcil de llegir per a tots i especialment per a les persones amb discapacitats per a la lectura i/o cognitives.

Cercadors d'informació en línia

Bases de dades

Una base de dades o banc de dades és un conjunt de dades pertanyents a un mateix context i emmagatzemats sistemàticament per al seu posterior ús. En aquest sentit, una biblioteca pot considerar-se una base de dades composta en la seua majoria per documents i textos impresos en paper i indexats per a la seua consulta. Actualment, i a causa del desenvolupament tecnològic de camps com la informàtica i l'electrònica, la majoria de les bases de dades estan en format digital (electrònic), i per tant s'ha desenvolupat i s'ofereix un ampli rang de solucions al problema de l'emmagatzematge de dades.

Existeixen programes denominats sistemes gestors de bases de dades, abreujats SGBD, que permeten emmagatzemar i posteriorment accedir a les dades de manera ràpida i estructurada. Les propietats d'aquests SGBD, així com la seua utilització i administració, s'estudien dins de l'àmbit de la informàtica.

Les aplicacions més usuals són per a la gestió d'empreses i institucions públiques. També són àmpliament utilitzades en entorns científics a fi d'emmagatzemar la informació experimental.

Encara que les bases de dades poden contindre molts tipus de dades, alguns d'ells es troben protegits per les lleis de diversos països. Per exemple a Espanya, les dades personals es troben protegits per la Llei orgànica de Protecció de Dades de Caràcter Personal (LOPD).

Motors de cerca

Un motor de cerca, també conegut com a cercador, és un sistema informàtic que busca arxius emmagatzemats en servidors web gràcies al seu «spider». Un exemple són els cercadors d'Internet quan es demana informació sobre algun tema. Les cerques es fan amb paraules clau o amb arbres jeràrquics per temes; el resultat de la cerca és un llistat d'adreces web en els quals s'esmenten temes relacionats amb les paraules clau buscades.

Com operen en forma automàtica, els motors de cerca contenen generalment més informació que els directoris. No obstant això, aquests últims també han de construir-se a partir de cerques (no automatitzades) o bé a partir d'avisos donats pels creadors de pàgines (la qual cosa pot ser molt limitant). Els bons directoris combinen tots dos sistemes. Hui dia Internet s'ha convertit en una eina, per a la cerca d'informació, ràpida, per a això han sorgit els cercadors que són un motor de cerca que ens facilita trobar informació ràpida de qualsevol tema d'interés, en qualsevol àrea de les ciències, i de qualsevol part del món.

Tècniques de catalogació i arxiu d'informació i documentació aplicades als sistemes d'informació consum

Determinació de continguts i tipus de documents a arxivar: casuística de la informació consum

En el procés d'estudi previ a la formulació de la proposta de criteris per a l'anàlisi del consum informatiu ha tingut un paper molt destacat la localització de bibliografia sobre prototips d'agents d'informació documentals i agents web, que han permés argumentar i justificar la nostra proposta de treball. Per agent d'informació entenem un programa que busca informacions determinades en Internet a partir dels criteris de cerca establits por l'usuari. La documentació d'experiències i posada en marxa d'agents d'informació documentals i agents d'informació web ens ha sigut especialment útil atés que l'objectiu final de la nostra anàlisi del consum informatiu li la creació d'un agent d'informació que oferisca a cada treballador aquells recursos que li semblen necessaris en iniciar la seua sessió de treball.

De l'anàlisi dels agents d'informació web documentats veiem que tots ells té en comú el fet de basar-se en l'aprenentatge del comportament de l'usuari com a mètode per a inferir dades que permeten generar cerques paral·leles a les que realitza l'usuari oferint resultats el més rellevant i pertinent possibles. En canvi es fa evident una classificació entre sistemes en els quals l'usuari té un important pes en l'avaluació dels recursos recuperats i sistemes que no preveuen aquesta intervenció.

En el segon cas destaquem els agents web totalment automatitzats Letizia (Lieberman, 1993), pioner en el seu gènere i l'objectiu principal del qual s'analitzar el comportament de l'usuari i avançar-se en la seua cerca d'informació executant consultes paral·leles de manera autònoma ; i SurfLen (Xiaobin, Budzik & Hammond, 2000), amb un objectiu similar a l'anterior i que utilitza una metodologia de treball basada en la recollida de dades sobre la navegació de l'usuari i l'aplicació de tècniques de prospecció de dades.

El cas dels agents d'informació documentals nos han sigut d'interés com a referència per a la nostra proposta d'anàlisi els treballs. Budzik & Hammond somni els creadores de Watson, un assistent en la gestió d'informació (information management assistant) que incideix de manera especial en la contextualització de la necessitat informativa de l'usuari i ofereix recursos d'informació just a temps (just-in-time) a partir de l'anàlisi dels continguts en els quals està treballant.

Dels exemples exposats concloem que els sistemes que automatitzen completament el procés d'anàlisi són, certament, més ambiciosos que els que requereixen de la intervenció de l'usuari final i no por això són menys precisos. Probablement, el criteri humà augmenta la fiabilitat dels processos final però també el converteix en un sistema més definit a una casuística concreta. Els sistemes totalment automatitzats presenten, possiblement, resultats menys pertinents i/o rellevants a l'usuari, si bé l'exclusió de la intervenció humana els converteixen en sistemes de treball més generalitzables i extensibles a altres casos. I en aquest aspecte són d'interés per a l'elaboració de la nostra proposta.

Sistemes de registre de la informació i documentació consum

Conceptes i característiques

Un Sistema d'Informació, s'aquell que permet recopilar, administrar i manipular un conjunt de dades que conformen la informació necessària perquè els estaments executius d'una organització puguen realitzar una presa de decisions informadament. resumisquen, s'aquell conjunt ordenat d'elements (no necessàriament computacionals) que permeten manipular tota aquella informació necessària per a implementar aspectes específics de la presa de decisions.

Tot Sistema d'Informació, sorgeix de la necessitat d'informació que experimenta una organització per a implementar un conjunt específic de presa de decisions.

Per a parlar de les característiques dels sistemes d'informació (d'ara en altra SI), hem de definir que s'unisc SI, i aqueixos els podem definir citant a Andreu, Ricart i Valor (1991), en aquesta definició un SI queda definit com: “conjunt formal de processos que, operant sobre una col·lecció de dades estructurada d'acord amb les necessitats de l'empresa, recopila, elabora i distribueixen selectivament la informació necessària per a l'operació d'aquesta empresa i per a les activitats de direcció i control corresponents, secundant, almenys en part, els processos de presa de decisions necessaris per a exercir funciones de negoci de l'empresa d'acord con la seua estratègia”. Un SI té diverses característiques depenent de la perspectiva con la que s'observa, ho dividirem en dos grups (1) des de la naturalesa:

• Propòsit un objectiu: tot sistema té un o alguns propòsits. Els elements (un objectes), com també les relacions, defineixen una distribució que tracta sempre d'aconseguir un objectiu.

• Globalisme o totalitat: un canvi en una de les unitats del sistema, con probabilitat produirà canvis en les altres. L'efecte total es presenta com un ajuste a tot el sistema. Hi ha una relació de causa/efecte. D'aquests canvis i ajustes, es deriven dos fenòmens: entropia i homeostasia.

• Entropia: li la tendència dels sistemes a desgastar-se, a desintegrar-se, per a la relaxació dels estàndards i un augment de l'aleatorietat. L'entropia augmenta amb el córrer del temps. Si augmenta la informació, disminueix l'entropia, pues la informació li la base de la configuració i de l'ordre. D'ací naix la negentropía, és a dir, la informació com a mitjà o instrument d'ordenació del sistema.

• Homeostasia: li ho equilibri dinàmic entre les parts del sistema. Els sistemes tenen una tendència a adaptar-se con la fi d'aconseguir un equilibri intern enfront dels canvis externs de l'entorn.

Una organització podrà ser entesa com un sistema o subsistema o un supersistema, depenent de l'enfoque. El sistema total s'aquella representada por tots els components i relacions necessaris per a la realització d'un objectiu, donat un cert nombre de restriccions. Els sistemes poden operar, tant en serie com en paral·lel.

Encara que també es poden veure les característiques que tenen des del tipus de sistema:

• Sistemes Transaccionals

  • Agilitar les tasques operacionals de l'organització.

  • Alta transaccionabilidad (entrades i eixides d'informació).

  • Nivell de càlcul baix.

• Sistemes de Suport de les Decisions:

  • Baixa transaccionabilidad (entrades i eixides d'informació).

  • Nivell alt de càlcul, i operacions complexes.

• Sistemes Estratègics:

  • La complexitat d'aquests SI s'alta.

  • Generalment la seua implementació en l'organitzacional va precedida dels anteriors.

  • Apunten a “apuntar” a altres horitzons l'organització.

Tipologia. Reclamacions un una altra documentació

La forma natural d'abordar l'acolliment de les persones que recorren als nostres serveis, ve directament relacionada con conéixer les característiques i condiciones de les persones que sol·liciten la intervenció d'Ararteko.

Característiques de les persones reclamants

Existeixen xicotetes variacions no significatives d'any en any con una minoració de les queixes presentades por dones, i un augment de les presentades por col·lectius, la qual cosa ha de moure'ns a la reflexió sobre aquesta forma menys personalitzada −més habitual en format escrit o por internet− de presentació de queixes.

Si descendim a un detall major, es pot comprovar que la presència d'homes es proporcionalment major en les àrees d'interior, hisenda, medi ambient i ordenació de l'activitat econòmica i, pel contrari superior en dones respecte a queixes en les àrees de persones majors, igualtat, infància i adolescència, habitatge i personal al servei de les administracions públiques.

Por el que fa a la tipologia de queixes col·lectives primen les de l'àrea d'interior, seguida d'educació, règim jurídic, béns i serveis de les administracions públiques, urbanisme i ordenació del territori, persones con discapacitat i infància i adolescència, la que aglutina el major percentatge.

Llengua utilitzada en la redacció de la queixa

El castellà continua sent la llengua majoritàriament utilitzada en l'hora de redactar les queixes.

Forma de presentació de les queixes

Les dades sobre la forma de presentació de les queixes nos confirmen la tendència ja consolidada d'Internet com a via preferent per a presentar les reclamacions

Flux documental

S'entén per gestió documental el conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per a administrar el flux de documents de tota mena en una organització, permetre la recuperació d'informació des d'ells, determinar el temps que els documents han de guardar-se, eliminar els que ja no serveixen i assegurar la conservació indefinida dels documents més valuosos, aplicant principis de racionalització i economia.

S'uneix activitat quasi tan antiga com l'escriptura, que nació a causa de la necessitat de "documentar" o fixar actes administratius i transacciones legals i comercials per escrita per a donar fe dels fets. Aquest tipus de documents es van plasmar successivament en tauletess d'argila, fulles de papir, pergamins i paper, la gestió del qual es va anar fent cada vegada més complexa a mesura que creixia la grandària dels profunds documentals.

Fases: captació, registre, actualització, modificació i consulta

Ara ja es pot digitalitzar una factura en paper, signar-la con un certificat electrònic i poder enviar el paper al seu “arxiu definitiu” = paperera, amb tota la tranquil·litat del món, no havent d'emmagatzemar, custodiar i preservar la informació en un mitjà tan arcaic com incòmode. En aquest sentit, els processos de gestió i de presa de decisions que concerneixen a qualsevol element involucrat en l'operativa del dia a dia d'una companyia també ha patit canvis i adaptacions a les noves tecnologies de la informació.

Disposar dels Mailroom digitals, que actuen com a eficients secretàries, organitzant la documentació por el seu tipus i dirigint cada arxiu al seu destinatari, sens dubte incrementen la productivitat i milloren l'eficiència en els processos.

Un altre problema “resolt” és el de processar de manera automatitzada Ofertes, Comandes, Albarans i Factures; sobretot quan parlem de proveïdors. Com sabem, cada proveïdor sol tindre el seu format propi d'albarà, factura, etc.… llavors, com serem capaces d'extraure la informació necessària d'ells per a incorporar-la en els nostres sistemes ERP? Com comptabilitzarem les factures de compra d'una forma més eficient? Com podem evitar haver d'emmagatzemar tots aqueixos documents en paper, con les despeses d'arxiu, custòdia i magatzematge? Fàcil: hem d'implantar un sistema de reconeixement de documents NO ESTRUCTURATS és a dir quee no siguen un patró establit.

Els aplicatius de reconeixement de caràcters i documents via OCR ja permeten la lectura fins i tot manuscrita, així com processar i extraure informació per a incorporar-la als sistemes de gestió. Es freqüent trobar sistemes que processen por exemple factures de compra, lligen el proveïdor, les quotes de l'IVA, els imports de la factura, etc. i generen automàticament ho assentament comptable en el nostre sistema. De la mateixa manera, intervindre en els processos de presa de decisions i fluxos documentals es molt senzill i millora significativament els mateixos. Dissenyar circuits d'aprovació de factures és fàcil: només cal establir les rutes i persones implicades en aquests. Passar d'un flux documental basat en paper a un disseny digital, basat en documents electrònics aporta molts avantatges:

• El document és accessible a tota l'organització: a diferència del document en paper, que mentre el té un usuari en el seu poder, cap altre pot revisar-lo… o pitjor encara, està en l'arxivador “A-Z” traspaperat, descol·locat… quant temps perdem localitzant documents?

• Mobilitat: la documentació digital pot ser accessible via web, dispositius mòbils, telèfons intel·ligents, tauletes. Això permet participar en els fluxos d'aprovació quan estem de viatge, permetent la seua signatura de manera remota; no es paralitza el treball dels altres i agilitem i optimitzem la dinàmica de funcionament corporativa.

Els arxius físics i informàtics de la informació

L'arxiu físic

Són arxius els conjunts orgànics de documents, o la reunió de diversos d'ells, reunits por les persones jurídiques, públiques o privades, en l'exercici de les seues activitats, al servei de la seua utilització per a la investigació, la cultura, la informació i la gestió administrativa. Així mateix, s'entenen por Arxius les institucions culturals on es reuneixen, conserven, ordenen i difonen per als fins anteriorment esmentats aquests conjunts orgànics.”

Es dir, arxius són tant els profunds documentals (els “conjunts orgànics de documents”) Com les institucions on es conserven dites profundes (por exemple, l'Arxiu General d'Índies).

Ha d'entendre's por “document” tot suport que conté un text que se'l resultat d'una activitat administrativa d'una entitat, efectuada en compliment dels seus objectius i finalitats. Inclouen tant els jurídics com els administratius, distingint-se d'altres accepcions documentals por el seu gènesi, per quant s'estimen com tals els produïts o rebuts por una persona o institució durant ho curse de la seua gestió o activitat per al compliment de les seues fines i conservats com a prova i informació. Els documents d'arxiu es produeixen un a un i con el pas del temps constitueixen series. Aquest caràcter seriat se'l resultat d'acciones repetitives determinades por una o moltes funciones específiques.

Un arxiu informàtic és conjunt d'informació que s'emmagatzema en algun mitjà d'escriptura que permeta ser llegit o accedida por una computadora. Un arxiu s'identificada por un número i la descripció de la carpeta o directori que el conté. Els arxius informàtics es diuen així perquè són els equivalents digitals dels arxius en targetes, paper o microfitxes de l'entorn d'oficina tradicional. Els arxius informàtics faciliten una manera d'organitzar els recursos usats per a emmagatzemar permanentment informació dins d'un computador.

Avantatges i inconvenients del suport informàtic, enfront dels suports convencionals

Avantatges

La Internet et brinda accés immediat a pràcticament tot el coneixement recaptat per la raça humana durant la història de la seua civilització. En temps on el coneixement és poder, tindre accés a la Internet et posa en complet avantatge sobre aquells que no el tenen. Gràcies a ell pots llegir les notícies més actualitzades sobre els temes més diversos, pots obtindre informació sobre oportunitats d'ocupació, pots assabentar-te de les tendències de moda, evitar accidents i perills, i aprendre de les respostes escrites per milions de persones en fòrums i blogs especialitzats.

Desavantatges

Moltes persones infringeixen els drets d'autor en veure's temptades per tanta informació i acaben copiant i pegant textos per a després presentar-los com a seus. Això promou la droperia i la deshonestedat. També, moltes persones aprofiten la gran quantitat d'informació personal que existeix en Internet per a fer xantatge o robar identitats.

Enregistrament d'arxius en diferents formats

• Textos: En el menú Arxiu, faça clic a Guardar com. Si desitja guardar un arxiu en una carpeta diferent, busque i òbriga la carpeta. En el quadre Nom d'arxiu, escriga un nou nom per a l'arxiu. En el quadre Guardar com a tipus, seleccione Text sense format. Faça clic a Guardar. Per a triar un estàndard de codificació, faça clic en Una altra codificació i després seleccione l'estàndard de codificació que desitge en la llista. Pot obtindre una vista prèvia del text en l'àrea Vista prèvia per a comprovar si té sentit l'estàndard de codificació que ha seleccionat. Seleccione les altres opcions que desitge.

• Textos Enriquits: Si comparteix sovint presentacions amb altres persones mitjançant correu electrònic, un disc o un directori Web, és possible que desitge guardar les seues presentacions com a arxius RTF (format de text enriquit). Les presentacions que es guarden com a arxius RTF tenen l'avantatge que les grandàries d'arxiu són menors, l'aspecte i la impressió són exactament iguals que en l'original, i proporcionen seguretat perquè no contenen ni transmeten macros o virus. Els arxius RTF només contenen text. No tenen contingut de la mena d'imatges, imatges predissenyades, formes o gràfics.

• Faça clic en el Botó d'OfficeImagen del botó, trie Guardar com i, a continuació, faça clic en Altres formats. En el quadre Nom d'arxiu, escriga un nom per a l'arxiu o no faça res si desitja acceptar el nom suggerit. En la llista Guardar com a tipus, seleccione Esquema amb format RTF i, a continuació, faça clic a Guardar.

• Web: A través dels diferents programes que Internet ofereix en la web podem descarregar informació o programes per a utilitzar-los en el PC.

• Imatges: Entre els formats d'imatges de disc més comuns tenim: jpg, png, tif,

• Vídeos

Codificació de documents

Classificació de documents i nivells d'accés

La informació classificada s'un tipus d'informació sensible que està restringida por les lleis o regulada per a classes particulars de persones. Es requereix una habilitació formal de seguretat per a manejar i accedir a documents classificats. Existeixen comunament quatre graus de "sensibilitat" de la informació, cadascú con diferents tipus d'autoritzacions de seguretat. Aquesta espècie de sistema jeràrquic de discreció s'usada virtualment por tots els governs nacionals.

El propòsit de la classificació de documents és ostensiblement protegir informació que de ser usada podria afectar la seguretat nacional. Això formalitza allò que constitueix un "secret d'estat" i proposa diferents nivells de protecció basat en el mal que s'espera que la informació puga causar en mans equivocades.

Encara que els sistemes de classificació varien de país en país, la major part d'aquests nivells corresponen a les següents definicions britàniques (nomenades des del nivell més alt al més baix):

• Top secret ("Alt secret"): Nivell més alt de classificació de material en un nivell nacional. Aquesta informació podria provocar un "mal excepcionalment greue" a la seguretat nacional si estiguera públicament disponible.

• Secret ("Secret"): Aquest material eventualment causaria "seriosos danys" a la seguretat nacional si estiguera públicament disponible.

• Confidential ("Confidencial"): Aquest material podria "danyar" o "ser perjudicial" a la seguretat nacional si estiguera públicament disponible.

• Restricted ("Restringit"): Aquest material podria produir "efectes indesitjats" si estiguera públicament disponible. Alguns països no tenen aquesta classificació.

• Unclassified ("Sense classificar"): Tècnicament no són un nivell de classificació, però s'usada por els documents governamentals que no posseeixen una de les classificacions presentades dalt

Conservació de documentació obsoleta o històrica

Vigència de la documentació

És aquell document que no té validesa o ha perdut vigència per haver sigut sotmés a actualització. Aquest document ha de ser desincorporado i identificat adequadament amb un segell que indique “DOCUMENT OBSOLET”. Una vegada segellat perd la seua vigència.

Destrucció de documentació obsoleta o històrica

La correcta eliminació de les dades de caràcter personal amb els quals treballem en qualsevol oficina o despatx, s'ha convertit en una pràctica d'obligat compliment segons estableixen la Llei orgànica 15/1999 de Protecció de Dades i Reial decret 1720/2007. Més enllà de la normativa vigent, la pròpia prudència ens obliga a assegurar la destrucció de tota la documentació confidencial, una vegada vençuts els terminis d'arxiu legals o complit la comesa per al qual s'ha generat. Aquests documents es converteixen en un residu inservible del qual hem de desprendre'ns, però que conserva intacta la informació que contenia, llevat que ens assegurem de la seua destrucció.

Arxiu definitiu o altres

Es guarden els documents que fins i tot havent perdut la seua vigència o caràcter actual conserven un valor històric o documental per a l'empresa.

Realització de còpies de seguretat

Pot crear una còpia de seguretat mitjançant l'Assistent per a fer còpia de seguretat una vegada, que està disponible en el complement. La possibilitat de realitzar còpies de seguretat una vegada té com a finalitat que l'usuari puga crear còpies de seguretat que complementen les còpies de seguretat programades de manera periòdica. Es recomana no usar l'Assistent per a fer còpia de seguretat una vegada com l'únic mitjà per a crear còpies de seguretat (veja Configuració de còpies de seguretat automàtiques).

Fer còpies de seguretat de volums que no estan inclosos en les còpies de seguretat periòdiques.

Fer còpies de seguretat de volums que contenen elements importants abans de fer canvis com la instal·lació d'actualitzacions o de noves característiques.

Crear una còpia de seguretat d'elements programats periòdicament en una ubicació diferent a la ubicació on s'emmagatzemen les còpies de seguretat programades.

Si és possible, es recomana emmagatzemar les còpies de seguretat úniques i les còpies de seguretat programades en diferents ubicacions. Si guarda les còpies de seguretat úniques i les programades en la mateixa ubicació, les operacions de còpia de seguretat poden donar error degut a conflictes o a la falta d'espai, i les versions de còpia de seguretat emmagatzemades es perdran. Si necessita usar la mateixa ubicació d'emmagatzematge, assegure's de tindre suficient espai per a guardar la còpia de seguretat abans d'efectuar l'operació. A més, si usa l'Assistent per a fer còpia de seguretat una vegada, s'evitarà que guarde les còpies de seguretat en la mateixa ubicació si opta per usar la configuració predeterminada.

Realitzar una còpia de seguretat manual en un disc connectat, DVD o mitjà extraïble

Realitzar una còpia de seguretat manual en una carpeta compartida remota

Instruments d'organització d'informació i documentació en consum

Manual d'Arxiu i classificació de documents

Classificar, com a procés, comprén la distribució dels objectes de qualsevol gènere de classes, sobre la base de trets diferencials corresponents. En classificar documents es realitza una anàlisi del seu contingut i forma, situant-los en grups mitjançant un sistema de classificació desenvolupat amb aquests fins.

Tipus de sistemes de classificació documentaris

• Sistema enumeratiu: és aquell, en el qual estan previstes totes les rúbriques i els seus índexs, així com les possibles conjuncions o interseccions entre les seues rubriques

• Sistema precoordinat: sistema de classificació en el qual els termes de classificació o encapçalaments de matèria poden estar compostos de diverses paraules, que juntes formen una unitat conceptual que no és possible dividir.

• Sistema postcoordinat: sistema de classificació que gaudeix de l'avantatge de construir a voluntat la notació o enunciat d'assumptes més o menys complexos, al moment de la indexació (classificació) o de la recuperació d'informació; estant previstos els elements (signes o termes) i algunes regles de combinació.

• Sistema jeràrquic: sistema en el qual cada subclasse va precedida immediatament d'una sola classe. En aquest sistema les matèries es desenvolupen d'allò més general pel cap alt particular, del simple al complex.

• Sistema facètic: sistema hospitalari que posseeix taules de carácterísticas o aspectes únics (facetes o categories) amb un sistema de signes que permeten la classificació multifacètica d'un document, és a dir, permet combinar les característiques d'un document dosant-la d'una forma sintètica i profunda amb ajuda d'una fórmula facética.

• Sistema semifacètico: sistema que, sent enumeratiu i jeràrquic, permet una indexació multifacètica amb bastant profunditat, ja que posseeix tot un sistema de signes que permet combinar els termes de classificació, així com utilitzar una fórmula facètica.

Catalogació i indexació de documents i informació

Etapes o fases

1. L'anàlisi temàtica o conceptual (pla conceptual)

2. La traducció als termes controlats (pla verbal)

3. Selecció o construcció de la notació (pla notacional)

4. L'elecció de la classificació i l'establiment de polítiques locals de classificació

5. La familiarització amb l'especialitat, l'esquema i les pràctiques locals de classificació

6. La lectura del document

7. L'anàlisi de contingut

8. Selecció dels termes controlats (les classes)

9. La síntesi o connexió sintàctica

10. La generació de la signatura topogràfica

Aspectes legals de l'arxivística i actualització normativa

Normes en matèria de seguretat, integritat i confidencialitat de la informació

L'ISO 27002 és una guia de bones pràctiques de seguretat de la informació que presenta una extensa sèrie de controls de seguretat. És l'única norma que no sols cobreix la problemàtica de la seguretat IT sinó que fa una aproximació holística a la seguretat de la informació corporativa, abastant totes les funcionalitats d'una organització quant a la seguretat de la informació que maneja. Aquest concepte marca la diferència amb el de seguretat informàtica que, en la pràctica, es va vindre convertint en equivalent de seguretat de sistemes IT, mentre que la norma considera també els riscos organitzacionals, operacionals i físics d'una empresa, amb tot el que això implica.

Protecció de dades

La Llei orgànica de Protecció de Dades de Caràcter Personal, (LOPD) de 2018, és una Llei orgànica espanyola que té per objecte garantir i protegir, en el que concerneix el tractament de les dades personals, les llibertats públiques i els drets fonamentals de les persones físiques, i especialment del seu honor, intimitat i privacitat personal i familiar.

El seu objectiu principal és regular el tractament de les dades i fitxers, de caràcter personal, independentment del suport en el qual siguen tractats, els drets dels ciutadans sobre ells i les obligacions d'aquells que els creen o tracten.

Bases de dades i centres documentals en consum

Centres documentals i/o bancs i bases de dades en consum: el CIDOC

El CIDOC es dedica a la documentació de les col·leccions de museus i reuneix conservadors, bibliotecaris i especialistes de la documentació, del registre, de la gestió de les col·leccions i de la informatització. Els membres del comité reben un butlletí i participen en les conferències anuals així com en els grups de treball especialitzats en el sector de les normes (generals o que tracten dels aspectes específics del patrimoni cultural) i en el sector de l'aplicació del multimèdia o de la internet.